Personvernerklæring for Fana Golfklubb

28. august 2018

I forbindelse med ditt medlemskap i Fana Golfklubb behandler vi en rekke person-opplysninger om deg. Etter GDPR art. 12 skal vi gi deg informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger. Vi har derfor laget denne personvernerklæringen, hvor du kan lese om behandlingen av dine personopplysninger når du er medlem av Fana Golfklubb.

Det er viktig for oss å understreke at vi kun behandler dine opplysninger til bruk for ditt medlemskap i Fana Golfklubb. Vi videreselger aldri opplysninger om våre medlemmer til andre, og vi utleverer ikke dine personopplysninger til andre enn beskrevet i denne personvernerklæringen.

Fana Golfklubb er behandlingsansvarlig – kontaktinformasjon
Fana Golfklubb er behandlingsansvarlig for behandlingen av de personopplysninger som vi har mottatt fra deg, og vi sikrer at dine personopplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Fana Golfklubb kan kontaktes her:

Fana Golfklubb
Vestre Rå 82
5239 RÅDAL

Organisasjonsnummer: 984 430 469
Telefon: 942 31 000
E-post: fanagolf@fanagolf.no

Formålet med behandlingen av dine personopplysninger, herunder det rettslige grunnlaget
Formålet med behandlingen av dine personopplysninger er et medlemskap i Fana Golfklubb. Dine personopplysninger behandles således for å kunne administrere ditt medlemskap i Fana Golfklubb, hvilket omfatter:

  • orientering om Fana Golfklubbs aktiviteter i klubben og i klubbhuset, eksempelvis i nyhetsbrev og klubblad
  • administrasjon av adgang til spill på banen
  • registrering av score
  • registrering av handicap
  • turneringsplanlegging og -avvikling
  • administrasjon av dine medlemsrettigheter i henhold til klubbens lov
  • administrasjon av ditt eierskap til medlemsinnskudd
  • oppfyllelse av medlemsforpliktelser, herunder innkreving og betaling av kontingent
  • avholdelse av sosiale arrangementer og sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
  • bruk av situasjonsbilder tatt på og omkring golfbanen både i det daglige og under turneringer
  • administrasjon av introduksjonskort
  • registrering og offentliggjørelse av klubbmestere og hole in one på hjemmeside, i klubbhuset og hole in one informasjon til Norges Golfforbund inkl. publisering på golfforbundet.no
  • utsendelse av spørreskjemaer/tilfredshetsundersøkelser om ditt medlemskap i klubben
  • oppbevaring av opplysninger med historisk verdi til statistikk og lignende
  • opplysninger om foreldre til barn og unge under 18 år av hensyn til kontaktmuligheter
  • hvis du som frivillig er med i Fana Golfklubbs styre, eller i et utvalg eller komité, kan din kontaktinformasjon i form av navn, e-post, telefon og bilde bli delt med klubbens medlemmer på hjemmesiden, i kommunikasjonen til medlemmer, i klubbhuset og andre steder hvor det er relevant å opplyse om hvordan klubbens medlemmer kan kontakte deg

Det rettslige grunnlaget for vår behandling av dine personopplysninger følger av GDPR art. 6 nr. 1b, idet de behandles for å kunne oppfylle avtalen mellom deg og klubben om et medlemskap i Fana Golfklubb.

Vi behandler personopplysninger i form av registrerings- og kontaktopplysninger som navn, kjønn, adresse, innmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-postadresse, familietilknytning, yrke, kontingentkategori, kontingentinnkreving samt golfrelevante opplysninger som eventuell tidligere golfklubb, golfhandicap, starttidsbestillinger, turneringsinformasjon, og politiattester (lovpålagt for aktuelle frivillige).

Deling av dine personopplysninger
Vi sender personopplysninger til følgende mottakere:

  • GolfBox
  • Regnskapsfører / Visma Global
  • Contar
  • Komitéledere der det er relevant for bruk til invitasjoner
  • Rådgivere som advokater og revisorer m.v. der relevant
  • Klubbens kontrollkomité dersom relevant
  • Journalister som dekker turneringer
  • Norges Idrettsforbund, jfr. NIFs lov § 10-5
  • Norges Golfforbund som er særforbund under Norges Idrettsforbund (NIF) for ivaretakelse av golfens interesser og utvikling
  • Offentlige myndigheter

Overføring av personopplysninger til tredjeland (land utenfor EU/EØS)
Vi vil kunne overføre dine personopplysninger til land utenfor EU/EØS. Opplysningene kan lagres i Dropbox og Microsoft (skybasert lagring), som ligger i USA. Overførselsgrunnlaget er per i dag Privacy Shield ordning i USA: https://www.privacyshield.gov/EU-US-Framework

Hvor får vi dine personopplysninger fra?
Personopplysninger som behandles av Fana Golfklubb innhentes kun fra deg eller den foresatte/verge, som har samtykket til din innmelding. Om du er medlem i ett eller flere andre idrettslag kan i tillegg personopplysninger innhentes fra idrettens sentrale database (Min idrett/ SportsAdmin).

Lagring av dine personopplysninger
Vi lagrer dine personopplysninger så lenge du er medlem hos oss eller eier innskudd, og i opptil 3 år etter kalenderåret for din utmeldelse eller salg/avhending av innskudd. Dette på grunn av praktiske og administrative årsaker, f. eks. så er det behov for å lagre din handicapinformasjon ved evt. gjeninnmeldelse i klubben, eller innmeldelse i en annen klubb. I tilfeller hvor vi har et tilgodehavende hos deg, eller det finnes et lovkrav om lengre oppbevaringstid, vil vi lagre dine data så lenge det er relevant i forhold til disse regler/formål.

Dine rettigheter
Du har etter personopplysningsloven en rekke rettigheter i forhold til vår behandling av dine personopplysninger. Hvis du vil gjøre bruk av dine rettigheter, må du kontakte oss.

Innsyn i egne personopplysninger

Du har rett til å få innsyn i de personopplysninger, som vi behandler om deg.

Korrigering av personopplysninger

Du har rett til å få uriktige opplysninger om deg selv rettet.

Sletting av personopplysninger

I visse tilfeller har du rett til å få slettet opplysninger om deg selv, tidligere enn det generelle slettetidspunktet som beskrevet ovenfor.

Behandlingsbegrensning av personopplysninger

I visse tilfeller har du rett til å få behandlingen av dine personopplysninger begrenset. Hvis du har rett til å få begrenset behandlingen, kan vi fremover kun behandle opplysningene (utover selve lagringen) med ditt samtykke, eller når det er nødvendig for å fastlegge, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav, eller for å beskytte en annen person eller viktige samfunnsinteresser.

Innsigelse mot behandling av personopplysninger

I visse tilfeller har du rett til å gjøre innsigelse mot vår behandling av dine personopplysninger. Du kan også gjøre innsigelse mot behandling av dine opplysninger til direkte markedsføring.

Overføring av personopplysninger (dataportabilitet)

I visse tilfeller har du rett til å få utlevert personopplysninger i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format, samt å få overført personopplysninger fra én behandlingsansvarlig til en annen.

Du kan lese mer om dine rettigheter på www.datatilsynet.no.

Behandling av personopplysninger for personer som ikke er medlem i Fana Golfklubb.

Greenfeespillere
Vi behandler personopplysninger i form av: Registrerings- og kontaktopplysninger som navn, kjønn, fødselsdato, e-postadresse samt golfrelevante opplysninger som golfhandicap, starttidsbestillinger, og turneringsinformasjon.

Andre gjester  
Vi behandler personopplysninger i form av: Kontaktopplysninger som navn, kjønn, adresse, telefonnummer, fødselsdato, og e-postadresse. Andre gjester omfatter personer som ikke er medlem av klubben, men som er på besøk en eller flere dager i klubben. For eksempel deltagere i treningsleire, skolebesøk, besøkende ved sponsorarrangementer, åpen dag mv.

Kontaktperson for sponsorer og samarbeidspartnere
Kontaktperson omfatter personer som er oppgitt som relevant kontakt hos sponsorer og samarbeidspartnere. Vi behandler personopplysninger i form av: Kontaktopplysninger som navn, telefonnummer, og e-postadresse.

 

Klage til Datatilsynet
Hvis du mener at behandlingen av dine personopplysninger skjer i strid med gjeldende rett, kan du klage til Datatilsynet. Du finner Datatilsynets kontaktopplysninger på www.datatilsynet.no.

Revidering av personvernerklæringen
Vi oppdaterer denne personvernerklæringen hvis det skjer endringer i måten vi behandler dine personopplysninger på. Ved endringer vil datoen øverst i personvernerklæringen bli endret. Den til enhver tid gjeldende personvernerklæring vil være tilgjengelig på vår hjemmeside og vil også bli sendt ut til orientering til alle medlemmer.